PropertyFlow Engine

Mieteranfragen kommen von überall, und manche gehen unter.

Ein Mieter ruft wegen eines tropfenden Wasserhahns an. Ein anderer schreibt eine E-Mail zur Heizung. Ein dritter schickt nachts eine Nachricht. Jede landet bei jemand anderem, und niemand hat den Überblick.

Manche Anfragen werden spät beantwortet. Manche werden vergessen, bis der Mieter sich ein zweites Mal beschwert.

Für Sie eingerichtet

Einführungsgespräch buchen Der nächste Schritt

Für wen es gedacht ist

Hausverwaltungen, die Mieteranfragen und Instandhaltung für die von ihnen betreuten Gebäude bearbeiten.

Was es verbessern soll

Jede Anfrage wird an einem Ort erfasst, an die richtige Person geleitet und verfolgt, bis sie erledigt ist.

Was sich für Sie ändert

Keine Anfrage geht zwischen Telefon, E-Mail und Nachrichten verloren
Mieter erhalten schneller eine Rückmeldung, also haken weniger von ihnen nach
Sie sehen auf einen Blick, was offen ist und wer zuständig ist

Was es tut

Das System sammelt Anfragen aus den Kanälen, die Ihre Mieter schon nutzen, ordnet sie nach Art und Dringlichkeit, gibt Instandhaltungsaufträge an den richtigen Handwerker weiter, erinnert, wenn etwas stockt, und zeigt Ihnen, was noch offen ist.

So läuft eine Anfrage durch das System

Eine Anfrage trifft ein
Per Telefon, E-Mail oder Nachricht. Sie wird an einem Ort erfasst.
Sie wird eingeordnet
Nach Art und Dringlichkeit, anhand der Kategorien, die Sie festlegen.
Sie wird zugewiesen
An die richtige Person in Ihrem Team oder an den richtigen Handwerker.
Sie wird verfolgt
Geschieht nichts, erhält die zuständige Person eine Erinnerung.
Sie wird abgeschlossen
Die Anfrage wird als erledigt markiert, und Sie sehen, was noch offen ist.

Was enthalten ist

Einrichtung der Anfragenannahme für Ihre Kanäle
Regeln zum Einordnen und Weiterleiten für Ihre eigenen Anfragekategorien
Ein Ablauf zur Abstimmung der Instandhaltung mit Ihren Handwerkern
Erinnerungen, wenn eine Anfrage stockt
Eine Übersicht über offene und erledigte Anfragen
Eine Übergabe für Ihr Team

Was nicht enthalten ist

Der Ersatz Ihrer Hausverwaltungssoftware
Rechtsberatung zu Mietfragen
Arbeiten vor Ort
Betreuung durch einen Menschen rund um die Uhr

Was Sie mitbringen

Eine Liste Ihrer Anfragearten und wer jeweils zuständig ist
Die Kontaktdaten Ihrer Handwerker
Ein GoHighLevel-Konto, oder Ihr Einverständnis, dass wir eines für Sie einrichten
Eine Ansprechperson, die das System mit uns testen kann

Wo diese Leistung steht

Für Sie eingerichtet

Das System besteht. Wir passen es an Ihre Werkzeuge und Abläufe an.

In unserer eigenen Umgebung gebaut und getestet, dann bei der Einrichtung an Ihren Bestand angepasst.

Gut zu wissen, bevor wir beginnen

Das System läuft auf Werkzeugen von Drittanbietern. Deren Kosten fallen an; wir besprechen sie im Gespräch.
E-Mails werden von Ihrer eigenen Domain verschickt, daher brauchen wir Zugang, um das einzurichten.
Mieterdaten bleiben in Ihrem Konto. Wir vereinbaren schriftlich, wer was sehen darf, bevor etwas in Betrieb geht.

Eine erste funktionierende Fassung innerhalb von 10 Arbeitstagen

Sobald wir gesprochen haben und alles von Ihnen vorliegt, was wir brauchen, sehen Sie innerhalb von 10 Arbeitstagen eine erste funktionierende Fassung Ihres Systems. Dafür gelten diese Bedingungen:

Wir beginnen immer mit dem Einführungsgespräch, damit wir das richtige System bauen.
Die 10 Arbeitstage beginnen, sobald die erbetenen Zugänge und Informationen eingetroffen sind und wir bestätigt haben, dass sie vollständig sind. Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit.
Die Zeit ruht, solange wir auf etwas von Ihnen warten oder auf die Freigabe eines Telefon-, Nachrichten- oder Buchungsanbieters.
Sie erhalten eine erste Fassung, die Sie mit uns testen. Sie spricht noch nicht mit Ihren Kunden.
Sie geht in Betrieb, nachdem Sie sie getestet und den Wortlaut freigegeben haben.
Es hängt von unserer Auslastung ab. Wir bestätigen Ihnen Ihren Liefertermin, bevor die Arbeit beginnt.

Fragen, die wir oft hören

“Müssen wir unsere Hausverwaltungssoftware wechseln?”

Nein. Das System arbeitet neben der Software, die Sie schon nutzen. Es kümmert sich um die Anfragen, nicht um Ihre Buchhaltung oder Verträge.

“Was, wenn eine Anfrage ein Notfall ist?”

Sie legen fest, welche Anfragen als dringend gelten. Diese werden markiert und sofort an die Person geschickt, die Sie benennen.

“Brauche ich technisches Wissen?”

Nein. Sie erklären, wie Sie heute arbeiten. Wir übernehmen die technische Seite und zeigen Ihnen, wie Sie das Ergebnis nutzen.

“Was kostet es?”

Das hängt von Ihrer Situation ab, deshalb veröffentlichen wir keine Preisliste. Den Preis besprechen wir mit Ihnen im ersten Gespräch, sobald wir verstanden haben, was Sie brauchen.

Der nächste Schritt

Buchen Sie ein 30-minütiges Einführungsgespräch. Wir sehen uns an, wie Anfragen Sie heute erreichen, und sagen Ihnen offen, ob dieses System passt.

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